Privacybeleid

Gouda, 11 juni 2020

Coöperatie Sociaal Teams 0-100+ Midden-Holland U.A. KvK 71031804
Boelekade 1
2806 AS Gouda

Het Sociaal Team Gouda ondersteunt inwoners van Gouda bij vragen op de verschillende leefgebieden. De drie teams van het Sociaal Team Gouda (Noord, Oost en West) zijn onderdeel van de Coöperatie Sociaal Teams 0-100+ Midden-Holland en bestaan uit deskundigen die afkomstig zijn van verschillende instellingen in de regio.

Het wettelijk kader voor de hulpverlening is met name de Jeugdwet, de WMO en de privacywetgeving (AVG)1. De coöperatie Sociaal Teams 0-100+ Midden-Holland is in de zin van de AVG de verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens die door haar worden verwerkt.

Je gegevens worden voor specifieke doelen verzameld:

Voor hulpverlening;
Voor doelmatig beheer en beleid;
Voor een eventueel klanttevredenheidsonderzoek;
Voor statistieken voor de gemeente en het CBS;
Er vindt geen verwerking plaats voor andere doelen tenzij u hiervoor persoonlijk toestemming geeft.

Omgang met je gegevens

Als je een vraag hebt die we snel voor je kunnen beantwoorden, of als we je na één gesprek direct verder kunnen helpen zonder dat een aanmelding bij ons nodig is, worden er geen persoonsgegevens verwerkt en wordt de afhandeling van de vraag anoniem geregistreerd.
Door je aan te melden op onze website en het vinkje te zetten, geef je aan dat je kennis hebt genomen van de manier waarop het Sociaal Team Gouda jouw gegevens verwerkt zoals is beschreven in dit document. Als iemand anders de aanmelding voor je doet, dient deze persoon bij het aanmelden te verklaren dat jij toestemming hebt gegeven voor de aanmelding en dat hij of zij jou heeft gewezen op de privacyverklaring.

1 Als je hulpverlener een jeugdwerker is, vind je de wetgeving in de Jeugdwet in paragraaf 7.3. Deze kun je vinden op internet. Als je hulpverlener een gedragswetenschapper is, vind je de wetgeving in de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst in artikel 454. Deze kun je vinden op internet.
Als je hulpverlener een sociaal maatschappelijk werker is, vind je de wetgeving in de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO), hoofdstuk 5. Deze kun je vinden op internet. De AVG kun je vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij willen je graag zo goed mogelijk helpen. Daarvoor is het soms wenselijk om je gegevens te delen met iemand van een andere organisatie. Alleen met jouw specifieke toestemming worden in dat geval je gegevens gedeeld. Deze toestemming is beperkt tot het doel waarvoor je gegevens worden gedeeld.
Als je je bij ons aanmeldt, controleren we of je al bekend bent in ons systeem. Mocht dit het geval zijn dan zullen we je laten weten dat er informatie over je is. Pas na jouw toestemming zullen we deze informatie uit eerdere hulpverlening gebruiken. Op deze manier kunnen we je zo goed mogelijk helpen.
Er is geen automatische besluitvorming en ook geen ‘profilering’ op basis van je gegevens van toepassing2.
Volgens de privacywetgeving (AVG) moet je toestemming worden vastgelegd als je die geeft. Het gemakkelijkst is dat te doen door een bericht te sturen aan je hulpverlener met de tekst ‘Ik geef toestemming voor…’. Dit kun je doen via het account dat je hebt gekregen voor mijnsociaalteamgouda.nl. Als je toestemming schriftelijk vastlegt, is het belangrijk dat erbij staat met welk doel, om welke informatie het gaat en voor hoe lang je toestemming geeft.
Je kunt een gegeven toestemming altijd intrekken.

Welke gegevens van jou leggen we vast?

Administratieve gegevens, waaronder je naam, adres, geboortedatum, BSN (waar nodig, bv voor het aanvragen van gespecialiseerde zorg via de gemeente) en mailadres;
Het gezinsplan (1Gezin1Plan);
Hulpvraag, afspraken en doelen;
(Gespreks-)verslagen;
Chats (via jouw dossier uitgewisselde berichten);
Correspondentie.

Deze gegevens worden tot 20 jaar na afloop van het laatste hulpverleningstraject bewaard.
Officiële rechtbankstukken naar aanleiding van een verzoek van ons tot onderzoek bij de Raad voor de Kinderbescherming en bezwaren op een gemeentelijke beschikking worden bij de gemeente Gouda bewaard. Dit houdt in dat bij het Sociaal Team Gouda alleen kopieën aanwezig zijn.

Wie hebben toegang tot je gegevens?

Toegang tot jouw inhoudelijke dossier hebben:

Jij zelf als je 16 jaar en ouder bent
Als je 12 tot 16 jaar oud bent heb je recht op inzage van bepaalde delen van je dossier
De wettelijk vertegenwoordiger(s) van kinderen onder de 16 jaar zoals de ouders
Alle betrokken derden met wie jij (delen van) je dossier wil delen

Als je in hulpverlening bent, krijg je online toegang tot je dossier. Als je uit hulpverlening gaat, heb je geen online toegang meer tot je dossier. Je kunt desgewenst wel, voordat je uit hulpverlening gaat, chats en andere dossieronderdelen downloaden naar je eigen computer. Als je uit hulpverlening bent, behoud je je recht op inzage in jouw dossier.

De medewerkers van het Sociaal Team Gouda die jouw gegevens voor hun functie en de uitvoering van hun taak nodig hebben. Alle medewerkers van het Sociaal Team Gouda hebben getekend voor geheimhouding. Daarnaast hebben zij een verklaring omtrent gedrag (VOG) overlegd

2 Duidelijkheid geven over automatische besluitvorming is een onderwerp in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Naast toegang tot jouw inhoudelijke dossier zijn er partijen die toegang hebben tot je dossier voor technische en organisatorische doeleinden. Dit zijn:

De applicatiebeheerders van het systeem (Cardea)
De leverancier van onze managementrapportage en de CBS rapportage (Intellegus). Deze leverancier kijkt alleen naar kwantitatieve gegevens en persoonsgegevens en niet naar inhoudelijke informatie en (behandel)plannen

Met deze laatste partijen is een zogenoemde ‘verwerkersovereenkomst’ opgesteld waarin jouw privacy gewaarborgd is.

Partijen waarmee informatie gedeeld wordt:

Wij werken met de Verwijsindex die in onze regio JeugdMATCH heet3. Door dit systeem kunnen andere professionals die bij jou betrokken zijn ons makkelijker vinden, en wij hen. Zo kunnen we de hulp op elkaar afstemmen. In JeugdMATCH staat geen inhoudelijke informatie over je hulpvraag en je bent alleen zichtbaar voor professionals die al bij jou betrokken zijn. Voor het werken met JeugdMATCH hebben we geen toestemming van jou nodig. Wel hebben we jouw toestemming nodig als we met de andere professionals inhoudelijke informatie willen uitwisselen.
Voor jeugdigen tot 18 jaar gebruiken we altijd JeugdMATCH; voor jeugdigen van 18-23 jaar gebeurt dit na inschatting van de hulpverlener.
In bepaalde gevallen kan de gemeente ons vragen mee te doen aan een onderzoek. Ten behoeve van deze statistieken kunnen wij besluiten persoonsgegevens te verstrekken. Deze persoonsgegevens worden echter geanonimiseerd aan de gemeente verstrekt.
In uitzonderlijke gevallen waarin de hulpverlening onvoldoende tot stand komt en er serieuze zorgen zijn om je welzijn, kunnen wij zonder jouw toestemming overleggen met de GGD (Meldpunt Zorg en Overlast).
De Backoffice Jeugd van de gemeente Gouda in het kader van aanvraag gespecialiseerde jeugdhulp. Een aanvraag voor gespecialiseerde jeugdhulp wordt gedaan als begeleiding vanuit het Sociaal Team Gouda onvoldoende toereikend is. De Backoffice Jeugd ziet alleen het aanvraagformulier Jeugdhulp en het bijbehorende Plan van Aanpak.

Anderen dan de genoemde partijen zullen zonder jouw toestemming geen inzage krijgen in je individuele gegevens.

Het Sociaal Team Gouda houdt een verwerkingsregister bij. In dit register is tot in detail beschreven welke gegevens in welk proces worden gebruikt, waar ze worden opgeslagen, met wie ze worden gedeeld en wat het doel en de wettelijke grondslag zijn van de verwerking.

Uitzonderlijke situaties

Er zijn situaties waarin het mogelijk is om zonder jouw toestemming gegevens van je te delen. Dit is het geval als:

We ons zorgen maken om jouw veiligheid en/of die van jouw gezinsleden en we de Meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld moeten hanteren. We kunnen als dat nodig is dan zonder jouw toestemming gegevens delen met bijvoorbeeld Veilig Thuis of de Raad voor de Kinderbescherming.
Het niet delen van gegevens de hulpverlening schaadt.

3 Meer informatie over JeugdMATCH (Midden Holland) kunt u vinden op internet. Voor de wetgeving: zie par. 7.1 van de Jeugdwet.

Recht op inzage, correctie, verwijdering en dataportabiliteit

Je hebt het recht om inzage te krijgen in je dossier als je 12 jaar of ouder bent. Als je jonger bent, heb je hiervoor toestemming nodig van je ouders. Tussen de 0 en 16 jaar hebben ook ouders met gezag het recht op inzage.

Als je hiervan gebruik wilt maken, kun je dat aangeven bij je hulpverlener. De informatie moet binnen vier weken worden gegeven. Inzage in je dossier wordt op de locatie van het Sociaal Team Gouda gegeven. Het team kan je vragen om je te legitimeren.

Gescheiden ouders hebben geen recht op inzage in informatie over elkaar. Als het inzagerecht van ouders niet verenigbaar is met de zorg van een goed hulpverlener, kan de hulpverlener in extreme situaties, bv. als er grote zorgen zijn om de veiligheid van het kind, beslissen dat ouders geen inzagerecht hebben.

De ouder zonder gezag krijgt belangrijke informatie over de gezondheidstoestand van het kind, tenzij:

De hulpverlener de informatie ook niet aan de ouder mét gezag geeft
Het kind van 12 jaar of ouder aangeeft dat er geen informatie mag worden gegeven
De belangen van het kind worden geschaad

Als je vindt dat bepaalde gegevens niet correct zijn en je wil deze laten wijzigen, of je wil je gegevens laten verwijderen, overleg je dit met je hulpverlener.
Een verzoek om (een deel van) het dossier te laten vernietigen moet schriftelijk bij het Sociaal Team ingediend worden. Het Sociaal Team maakt de afweging om het verzoek geldig of nietig te verklaren. Dit wordt schriftelijk duidelijk gemaakt. Als het verzoek geldig wordt verklaard, wordt het (deel van) het dossier vernietigd, uiterlijk binnen drie maanden nadat het verzoek bij het team is binnengekomen. De aanvrager ontvangt een bevestiging van de vernietiging. Deze bevestiging wordt door de coöperatie bewaard.
Je hebt het recht om gegevens die je zelf in elektronische vorm aanlevert, mee te nemen naar bijvoorbeeld een andere hulpverlenende organisatie. Dit recht op ‘dataportabiliteit’ kan worden uitgevoerd doordat je zelf de chatgesprekken die je hebt gevoerd met je hulpverlener (en ook dossieronderdelen) kunt downloaden op je eigen computer.

Organisatie

Het Sociaal Team Gouda valt onder de Coöperatie Sociaal Teams 0-100+ Midden-Holland U.A.. Opdrachtgever van het Sociaal Team Gouda is de gemeente Gouda.
Je hulpverlener is in dienst bij één van de bij de Coöperatie aangesloten instellingen. Doordat de detachering vanuit de instellingen naar de Coöperatie een structureel karakter heeft, is de Coöperatie verantwoordelijk voor de hulpverlening.

Wanneer je eigen hulpverlener afwezig of niet beschikbaar is, bijvoorbeeld vanwege vakantie of nascholing, kun je in noodgevallen terecht bij een vervangende hulpverlener.

Vragen en klachten

Als je een klacht of vraag hebt, bespreek je dit eerst met je hulpverlener. Als je er met je hulpverlener niet uitkomt, kun je daarna contact opnemen met onze manager voor vragen en klachten over privacy. Ook kun je je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Technische maatregelen ter beveiliging van je persoonsgegevens

Jouw dossier, inclusief de gegevens die je invoert om je aan te melden en om te communiceren met je hulpverleners of andere betrokkenen, wordt opgeslagen in een geautomatiseerd systeem, genaamd MoreCare4. Via mijnsociaalteamgouda.nl heb je zelf toegang tot dit systeem;
Je gegevens worden opgeslagen in Nederland in een beveiligd rekencentrum;
De leverancier van MoreCare4 en van het rekencentrum voldoen aan de norm NEN7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg;
De Coöperatie Sociaal Teams 0-100+ Midden-Holland U.A. heeft met de leverancier van MoreCare4 een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin afspraken zijn gemaakt over informatiebeveiliging en privacy;
De toegang van hulpverleners tot MoreCare4 is beveiligd met een zogenaamde 2-factor authenticatie, dus niet alleen met inlogcode en wachtwoord maar ook met een extra code via een app;
Alle dataverbindingen zijn versleuteld;
Je gegevens zijn beveiligd met een wachtwoord dat alleen aan jou verstrekt wordt. Alleen met dit wachtwoord in combinatie met je e-mailadres kun je inloggen.

Je toegang tot het systeem

Jeugdigen (vanaf 16 jaar) en volwassenen kunnen elk met hun eigen mailadres toegang krijgen tot hun dossier. In het systeem kun je:

Berichten uitwisselen met je hulpverlener;
Dossieronderdelen inzien;
Dossieronderdelen en berichten exporteren naar je eigen computer.

De berichten maken onderdeel uit van het cliëntdossier en worden 20 jaar bewaard. Je kunt je hulpverlener verzoeken om bepaalde berichten te wissen.

Wat je zelf kunt doen als je online toegang hebt tot je gegevens

Wij adviseren je zorgvuldig om te gaan met de gebruikersnaam en het wachtwoord van je eigen dossier;
Als je een wachtwoord kiest, zorg dan dat dit niet gemakkelijk te raden is. Een wachtwoord wordt veiliger als het een lang wachtwoord is, bijvoorbeeld een zin, en als er verschillende soorten tekens in staan;
Zorg voor een goede beveiliging van de apparatuur die je gebruikt. Beveilig je telefoon, tablet en laptop met een wachtwoord en zorg voor actuele updates zoals van Windows en anti-malware;
Gebruik geen openbaar wifi;
Als je elektronisch berichten wil uitwisselen met je hulpverlener, gebruik dan bij voorkeur mijnsociaalteamgouda.nl. Dit is beveiligd. Het Sociaal Team Gouda maakt gebruik van Zorgmail, waardoor we beveiligd met jou en betrokken derden kunnen mailen.